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3. GUIDE :
COMMUNIQUER EFFICACEMENT

COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES

Envoyer des courriels

  1. Choisissez un titre pertinent pour le champ Objet de l'en-tête qui apparaît dans la liste des messages du destinataire. Assurez-vous que la ligne Objet décrit correctement le contenu. Cela facilitera la récupération des messages.
    1. TRUC  : Évitez de traiter plus d'un sujet par message.

  1. Les messages et les paragraphes doivent être courts et doivent être en rapport direct avec le sujet du message.
    1. TRUC  : Considérez vos messages comme des cartes postales électroniques

  1. Si ce que vous avez à dire n'est pas approprié pour une conversation face à face, ce n'est pas plus approprié pour un message électronique.
    1. TRUC  : Le courriel n’est pas un moyen de régler vos différends.

  1. Commencez votre message par une salutation, comme si vous débutiez une conversation dans la rue. Je doute que vous y abordiez quelqu'un directement en entrant dans le vif du sujet sans un bonjour ou une salutation quelconque.
    1. TRUC  : Choisir le « Bonjour à tous », ou « Allo l’équipe », s’il y a plusieurs destinataires.

  1. Ne mettez de majuscules que pour souligner un point important ou pour un titre ou un en-tête de paragraphe. Les *astérisques* entourant un mot peuvent être utilisés pour le renforcer. LES MAJUSCULES SONT PERÇUES COMME DES CRIS! Elles sont donc à éviter.
    1. TRUC  : Si vous voulez distinguer votre réponse des questions, vous pouvez utiliser les MAJUSCULES, mais inscrivez : « J’utilise les MAJUSCULES pour distinguer mes réponses des questions ».

  1. Limitez la longueur des lignes (70 caractères maximum) et évitez les caractères de contrôle (souligné, italique…). 
    1. TRUC  : Ne rédigez pas de longs paragraphes. Indiquez vos questions ou commentaires par des numéros, ainsi il sera plus facile pour les répondants d’inscrire les réponses selon les numéros de questions.

  1. On peut utiliser des acronymes, sans en abuser, pour abréger un message.
    1. TRUC  : Assurez-vous de partager vos acronymes entre vous afin de BIEN vous comprendre.

  1. Contrairement à une conversation face à face, vos lecteurs ne voient pas votre mimique et peuvent mal interpréter ce que vous écrivez.
    1. TRUC  : Au besoin, ajoutez des binettes telles que :
    1. le sourire :-)
    2. le clin d’œil ;-)
    3. la moue :-(
    4. ou la surprise :-O
    5. Consulter le site Web : http://michbuze.club.fr/lavache/smileys.htm pour voir des exemples de…

  1. Inscrivez votre signature en fin de message. Elle doit au moins contenir votre nom.
    1. TRUC  : Vous pouvez aussi inscrire votre numéro de téléphone ou autre.

Répondre aux messages

  1. Vérifiez où vous envoyez votre message. Il est vraiment facile de répondre à un message sans réaliser qu'il sera envoyé à tous et non seulement à une personne. Vérifiez donc l'adresse dans le champ À (TO) avant d'envoyer un message en utilisant la fonction Répondre .
    1. TRUC   : Vérifier attentivement les cc (copies conformes) lorsque vous répondez. Ne continuez pas à inclure des gens si les messages se transforment en une conversation bilatérale.

  1. Tapez votre réponse sous les citations pertinentes ou au début du message. Il n'y a rien de plus frustrant que d'avoir à parcourir un long message plein de citations pour y découvrir une courte réponse à la fin. De plus, effacer le superflu du message précédent (incluant les adresses des destinataires).

Principes à respecter

  • Restez professionnel et prudent quand vous parlez des autres.
  • Il est très grossier de retransmettre un message personnel à une liste de diffusion ou à un groupe sans la permission de l'auteur du message. À cet effet, il existe la fonction cci, c’est-à-dire la copie conforme cachée, pour que les utilisateurs ne soient pas en mesure d’obtenir l’adresse courriel des autres.
  • Maniez l'humour et les sarcasmes avec prudence. Sans communication directe, vos plaisanteries peuvent être interprétées comme des critiques.

Règles à suivre pour une meilleure communication écrite

Voir les cinq règles pour une meilleure communication écrite. Celles-ci sont tirées de CEFRIO (Centre francophone d’informatisation des organisations, 2005), Travailler, Apprendre et Collaborer en réseau. Guide de mise en place et d’animation de communautés de pratiques.

Cinq règles d’or pour la communication écrite

  • ClartÉ
    Mes propos sont-ils clairs ou ambigus ? Est-ce que le contexte est connu de tous ? Est-ce que mon énoncé est logique ? (Attention à l’ironie : source d’ambiguïté, elle peut créer des malentendus ! Évitez d’y avoir recours ! )
  • Concision
    C’est quand on prend la peine de se relire avant d’appuyer sur la touche « envoyer » du clavier qu’apparaissent les nombreuses possibilités de supprimer des mots et d’adopter une tournure directe.
  • PrÉcision
    Vérifier une date, fournir le titre exact d’un rapport ou valider une référence sur le Web, tout cela demande un effort supplémentaire, mais comme le message sera lu par tous et que l’information fournie pourrait faire partie d’une base de connaissances, cela n’en vaut-il pas la peine ?
  • Courtoisie
    Elle a toujours sa place. L’animateur témoin d’un manque de courtoisie interviendra avec tact pour maintenir un bon climat dans les échanges.
  • ObjectivitÉ
    Chacun a droit à son opinion… mais il ne faut pas confondre une opinion et un fait ! La personne qui me lit doit savoir si je lui expose un fait que j’ai constaté ou une interprétation que je donne à ce que j’ai pu observer.



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