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7. PROCESSUS 3 :
Mettre en place la gouvernance de l’Équipe virtuelle

Le processus Mettre en place la gouvernance de l’équipe virtuelle est essentielle pour assurer la bonne marche du travail à effectuer et pour atteindre les objectifs du travail demandé. Ce processus comprend sept activités :
ACTIVITÉ   I Planifier la première réunion
ACTIVITÉ   J Établir un ordre du jour pour la première réunion de travail
ACTIVITÉ   K Tenir la première réunion
ACTIVITÉ   L Socialiser
ACTIVITÉ   M Procéder à une coévaluation des coéquipiers
ACTIVITÉ   N Convoquer des réunions
ACTIVITÉ   O Rappeler des réunions

Lors de la première réunion de travail, tous les membres de l’équipe doivent définir des règles de fonctionnement. Ils doivent donc :

  • définir des objectifs SMART ;
  • établir les modalités en cas d’absence d’un des membres lors d’une réunion d’équipe;
  • réviser et discuter les consignes du formateur pour une compréhension commune;
  • évaluer le travail et expliquer les tâches;
  • distribuer les tâches équitablement;
  • établir des normes de rédaction, correction et révision;
  • rédiger un plan de travail et un échéancier précis et modifiable au besoin.

Dans le cadre de la réalisation du travail, l’équipe se fixe des objectifs SMART :
S

S pécifiques

M

M esurables

A

A cceptables

R

R éalistes

T

Inscrits dans le T emps

Objectifs SMART pour des étudiants inscrits à un cours de maîtrise [5]

Spécifiques : Les objectifs doivent être assez spécifiques.
Il arrive souvent que les objectifs soient trop vagues. Par exemple, « Je vais travailler fort ». Un objectif spécifique souligne des détails précis. Par exemple, « Je vais documenter pleinement mon travail et communiquer les progrès réalisés à l’occasion des rencontres d’équipe hebdomadaires ».

Mesurables : Les objectifs doivent être mesurables.
Les objectifs mesurables fournissent des renseignements concrets, tels que « Je vais produire deux réponses possibles à l’aide de trois références arbitrées  ». En fixant un nombre, il est facile de vérifier si l’objectif a été atteint ou non.

Atteignables : Les objectifs doivent être raisonnables et atteignables.
Au départ, un grand nombre d’étudiants et d’étudiantes ont des attentes déraisonnables à l’égard de leurs réalisations étant donné, entre autres, du temps et des ressources limitées à leur disposition. Fréquemment, le succès ou l’échec d’un travail d’équipe à distance dépend de l’établissement de buts pratiques. Un objectif inatteignable serait « Je vais consulter l’ensemble des livres et articles sur ce sujet ».

Réalistes  : Les objectifs doivent être réalistes.
Les rêves sont importants, mais ils doivent être tempérés par la réalité. Méfiez-vous des objectifs tels que « Je vais rédiger la majeure partie du travail seul et le soumettre à l’équipe pour l’évaluation ». Même s’il s’agit d’un objectif louable, il serait peut-être plus réaliste de travailler en équipe et de n’assumer qu’une partie du travail. Celle-ci sera plus complète et certainement plus riche!

Inscrits dans le temps : Les objectifs doivent être associés à des échéances fixes.
L’établissement d’une échéance suscite un sentiment d’urgence, incite à prendre des mesures, ce qui favorise l’atteinte de l’objectif. De plus, l’établissement d’un calendrier précis permet de surveiller l’avancement du travail.

5. Section tirée de l’Université d’Ottawa. (2006). Excellence en situation d’emploi coop. . Consulté le 22 décembre 2006.


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