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J. ACTIVITÉ :
Établir un ordre du jour pour la premiÈre rÉunion de travail

Le coordonnateur doit établir un plan de travail et un ordre du jour pour la première réunion de travail formelle.

Démarche

POURQUOI

Afin d’assurer l’efficacité de la réunion et de mieux encadrer le bon déroulement.

QUOI

  • Établir un plan de travail à faire avant la réunion pour les membres de l’équipe
  • Rédiger l’ordre du jour de la réunion

QUI

Le coordonnateur

RESSOURCE

  • Exemple d’un plan de travail (Fiche J.1)
  • Exemple d’un ordre du jour

OUTILS

Asynchrone    Courriel.

QUAND

Le plus tôt possible après la nomination de le coordonnateur

RISQUES

S’assurer que les documents soient envoyés à tous les membres de l’équipe

Exemple : fiche J.1. Plan de travail pour la première réunion

PLAN DE TRAVAIL

Date de la réunion

Heures

 

Durée

 

Lieu de la réunion
Environnements informatiques à utiliser

 

Objectifs de travail de la réunion

Discuter de la 1ère question de l’activité

Tâches essentielles

  1. Revoir les objectifs SMART
  2. Revoir le document des exigences du travail
  3. Commenter le document des exigences.
  4. Revoir les lignes directrices pour les discussions en équipe (Guide 2. Discuter en équipe virtuelle)

Tâches à faire AVANT
la prochaine réunion

Documents à transmettre :
- Quand
- À qui
- Comment
- Où

Version téléchargeable

Exemple : Ordre du jour de la premiÈre rÉunion

ORDRE DU JOUR

  1. Nomination d’un président
  2. Nomination d’un secrétaire
  3. Ajouts à l’ordre du jour
  4. Adoption de l’ordre du jour
  5. Présentation des objectifs de la réunion de travail et discussion sur le sujet :
    • 5.1 Définir les objectifs SMART
    • 5.2 Fixer un calendrier de travail selon les disponibilités des membres.
    • 5.3 Établir les modalités à suivre en cas d’absence pour la réunion de travail.
    • 5.4 Fixer des échéanciers de travail.
    • 5.5 Établir les règles pour les messages électroniques.
    • 5.6 Définir et distribuer les tâches pour le travail.
    • 5.7 Établir des normes pour la rédaction du travail.
    • 5.8 Approuver l’utilisation et le format des grilles des coévaluations
  6. Tâches à faire avant la prochaine réunion.
  7. Autres sujets.
  8. Résumé de la réunion.
  9. Évaluation de la réunion.
  10. Ordre du jour de la réunion suivante.
  11. Levée de la réunion.





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