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R. ACTIVITÉ :
Nommer un secrÉtaire pour la rÉunion

Le coordonnateur et les membres de l’équipe choisissent et nomment un secrétaire qui prendra les notes lors de la réunion. Il est fortement recommandé que chaque membre soit secrétaire à tour de rôle.

RÔle et tÂches d’un secrÉtaire de rÉunion

  1. Noter objectivement les propos et les idées débattues lors des réunions.
  2. Participer activement à la discussion.
  3. Se départir temporairement de son rôle pour le confier à un autre membre, au besoin.

Le secrétaire doit aussi rédiger un procès-verbal en fonction des modalités fixées par l’équipe lors de la premire réunion ou au début de chaque réunion. Par exemple :

  1. Nécessité ou non d’avoir un compte-rendu détaillé de chaque rencontre
  2. Choix de la personne qui remplace le secrétaire lorsque celui-ci prend la parole.
  3. Faire un résumé des décisions que l’équipe a prises, à la fin de chaque section.


Démarche

POURQUOI

Choisir et nommer une personne parmi les membres de l’équipe pour être secrétaire de la réunion.

QUOI

  • Prendre connaissance des tâches du secrétaire.
  • Nommer un secrétaire en fonction des règles fixées par l’équipe.

QUI

Le coordonnateur et les membres de chaque équipe.

RESSOURCE

--

OUTILS

Synchrone    Logiciel de téléphonie ou autre.

QUAND

Au début de chaque réunion.

RISQUES

Respecter les règles établies par l’équipe lors de la première réunion.





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